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  • 億方云企業網盤:幫你秒搜萬份文件,輕松管理100+項目



    前幾天看到一個新聞:某團隊leader找下屬要一份文件,下屬找了10分鐘還是沒找到,不耐煩的他說了下屬幾句,結果下屬直接當場哭了……

    作為生產力工具,我們的電腦每天都會接受和產生大量文件,時間一長就會出現一些讓人「頭疼」的難題:

    經常性忘記想要的文件放在哪;想回家辦公,卻忘記拷貝文件;

    電腦桌面的文件密密麻麻多到爆炸;

    文件版本很多,不知道哪個是最新的;

    文件夾分層多且復雜,不知道如何歸納分類;……

    上面這些問題,其實都可以總結為同一個:「缺乏高效的文件管理」。

    花時間找文件是件讓人痛苦且低效的事情,今天就跟大家分享四個小技巧,輕松管理100+項目,1秒找到想要的文件。

    ① 文件管理四個重點

    很多人會基于自己的需求,總結出各種各樣的方法和習慣。這里小編傳授大家一個實用又有效的方法:參考女孩子對于衣柜的收納。

    (男同胞可以咨詢老婆/女朋友,如果單身請自行百度……)

    你永遠不知道一個女孩子有多少件衣服,但她們的衣柜卻總是整齊有序,一片和諧。原因在于她們能很好地區分需求:

    舊衣服收納(文件歸類)、日常更換(調用、修改文件)、添置新衣服(接收、創造新文件)。

    按照這個邏輯,我們可以理出文件管理的4個重點:


    文件管理四個重點

    下面我們就結合上圖提及的 4 點,為大家解構如何用 億方云企業網盤 實現高效的文件管理。

    ② 文件的備份&同步

    雖然我們日常的文件處理大多集中在電腦上,但在文件的接收和使用上可不單單只有電腦,還可能是手機、平板。因此,文件的多平臺同步就顯得非常重要了。


    億方云企業網盤:通過拖拽上傳文件

    在億方云企業網盤上,我們可以直接新建文件夾,將本地文件上傳至文件夾中,方便直接對文件進行分類管理。同時,我們也可以借助億方云的「實時同步」功能,讓本地文件與云端文件自動完成同步。

    這種在多個平臺上共用同一個“收件箱”的機制,可以幫助我們提高文件管理的效率。


    億方云企業網盤:在手機上預覽&編輯文件

    以新媒體運營工作為例,小編可以將工作分為多個不同方向的文檔,即便臨時有事,也能在路上 / 在家里也能直接登錄億方云企業網盤進行查看、編輯,不用受限于公司辦公電腦。

    ③ 科學命名

    混亂的「文件命名」是90%以上的人經常找不到文件的主要原因,它的難題主要有2個:一是不同類型文件的命名,二是同一個文件的不同版本的命名。

    1.不同類型文件的命名

    每個人都有自己的命名習慣,不管你使用123,還是one two three,或是いち に さん,你只需記住這份文件是什么,需要的時候搜什么關鍵詞。

    這邊小編分享幾個自己常用的命名規范,供大家參考:

    時間+人物+項目+描述

    舉栗子:20200808_帥氣小編億方云微信頭條.doc

    項目名稱+內容描述+版本/時間

    舉栗子:億方云_產品介紹3.0_20200731.pdf

    時間+人+工作事項+版本

    舉栗子:20200801-王美麗-七夕海報V1.0.psd

    不同模塊之間也可以用 - 或 _ 來進行區隔讓整體看起來更清晰。記住命名規范中最重要的一點:一定要選擇自己習慣的命名方式,然后堅定地執行。

    2.同個文件不同版本的命名

    打個比方:我們編輯好一份文檔后,需要經過相關領導的審閱,然后再根據修改意見反復修改、反復檢查……

    這種時候,如果我們還按照尋常文件的命名方式就會影響文件查找效率。(甚至有時候自己也會分不清?。。。?br>



    但如果我們使用億方云在線文檔,就不用擔心上述問題了,因為我們可以用強大實用的「歷史版本」一鍵解決。

    億方云在線文檔會自動記錄編輯的時間、保存的版本、編輯人,無需手動反復保存!


    億方云企業網盤:查看 「歷史版本」

    打開億方云上的任一文件,點擊右側即可看到「歷史版本」。更酷的是,所有版本皆可預覽,支持“設為最新版本、下載、刪除”等操作。

    ④ 合理歸類

    做好文件命名可以解決找不到文件的問題,但要達到整潔有序還得要靠文件的分類和歸檔。簡單來說就是:做好文件分類和管理體系,把每一個文件放到應有的位置上。

    1.分類的維度



    例如,Windows上我們可以將 D 盤設為工作盤,E 盤和 F 盤來放置生活和休閑的東西。而 Mac 沒有硬盤分區的概念,所以還是通過文件夾來進行分類。

    分類前建議先根據自己主要的工作內容,構思和整出主要的分類模塊。同時,為了達到整體的簡潔有序,要避免層級過多,每個層級盡量不超過3層。


    一個簡單清晰的文件夾分類

    2.文件夾命名

    在文件分類邏輯梳理完之后,我們可以用【數字+項目】的方式對文件夾進行命名。這種命名方式的好處是簡單易操作,而且可以讓系統按名稱進行有序排列,整體上會更有秩序感。



    ⑤ 高效搜索

    在需要的時候能快速定位相關文件,是我們做文件管理的最終目的。除了前文說的技巧以外,用好「搜索」功能也是非常關鍵的。

    電腦系統自帶的搜索功能比較單一,我們可以通過億方云企業網盤完成一些更精細化的搜索任務。

    1.關鍵詞搜索

    在快速搜索方面,億方云不僅支持搜索文件名稱,還支持「全文搜索」,只要你記得文檔中某個關鍵詞或者負責人姓名,就可以快速找到名稱&正文中含有關鍵詞的文件。

    2.精準搜索

    文件多了以后,常規的關鍵詞搜索會逐漸無法滿足我們的需求。為了更精準地找到所需文件,我們需要對搜索結果進行“二次篩選”。


    億方云企業網盤:對所需文件進行精確查找

    比如,在億方云企業網盤上進行關鍵詞搜索后,我們可以對文件所在區間、文件類型、匹配內容、時間范圍等內容進行二次篩選,以此快速定位想要的文件。

    3.“常用”功能

    如果有一些文件需要經常打開,那么我們可以使用億方云的「常用功能」,將文件添加為常用。

    添加后,我們就能在「文件」-「常用標簽」里快速打開,不需要再花費時間尋找。


    億方云企業網盤:「常用」功能

    添加常用后的文件都將顯示在快速入口之下,方便后續快速訪問。



    敲重點!

    添加常用后,就算我們換了另一臺電腦、手機,只要登錄同一個億方云企業網盤賬號,便能直接快速查看、編輯,解決重要文件不知道放哪里的煩惱。

    今天的攻略就到此結束啦~如果你還沒有良好的文件管理習慣,那么建議你可以嘗試上面的方法,防止關鍵時刻又又又找不到文件的狀況出現~


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