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  • 1秒鐘能做什么?億方云企業網盤教你這7個高效文檔技巧



    一秒鐘很短,當你看完這句話時已經結束;

    一秒鐘也很長,長到可以連續眨眼5次。

    職場如戰場,一個優秀的職場人對于時間的掌控往往精確到“秒”,即便一秒鐘也可以完成很多事。

    以我們日常編輯的Word文檔為例,很多人經常因為一些基礎又瑣碎的事忙得焦頭爛額,一天下來什么事都沒做成。

    其實,很多看似復雜的操作只要“1秒”就能搞定。今天小編就以億方云企業網盤的在線編輯功能為例,教你如何提升Word文檔的編輯效率。

    1.書簽:快速定位

    對于法務或者資深編輯來說,經常需要處理幾十頁甚至是幾百頁的超長文檔。如果遇到緊急情況,就要暫時中斷正在編輯的工作。

    等到下次再打開的時候,別說找到上次最后停留的位置,看著屏幕上滿滿的字人都暈了。

    而職場老手,碰到這種情況,一般都會使用「書簽」。


    億方云企業網盤:設置書簽

    億方云企業網盤:通過書簽快速定位

    「使用技巧」

    1. 在需要標記處點擊鼠標右鍵,選擇「插入書簽」;

    2. 點擊「確定」完成設置;

    3. 重新打開時,在菜單欄中找到「書簽」,點擊已設置書簽的「定位」,即可馬上到達相應位置。

    2.快速對齊段落


    「使用技巧」

    1. 選擇段落,單擊鼠標右鍵,選擇「段落」;

    2. 在右側的彈窗中選擇「換行」,同時勾選「按中文習慣控制首尾字符」和「允許標點溢出邊界」即可。
      文檔編輯時,除了保證內容準確,也要保證排版整齊美觀。

    【繁瑣操作】選中需要設置的段落,然后依次點擊菜單欄中的對齊按鈕。

    【高效操作】通過快捷鍵完成,例如:居中對齊(Ctrl+E)、分散對齊(Ctrl+Shift+J)、左對齊(Ctrl+L)……



    3.禁止行首出現標點符號

    正式文檔一般都有很多規范,比如行首不能出現標點符號。這個在Word里如何快速設置呢?



    「使用技巧」

    1. 選擇段落,單擊鼠標右鍵,選擇「段落」;

    2. 在右側的彈窗中選擇「換行」,同時勾選「按中文習慣控制首尾字符」和「允許標點溢出邊界」即可。



    4.快速選擇段落

    現在移動辦公場景越來越多,很多時候我們可能不會隨身攜帶鼠標。如果需要選擇段落,僅通過筆記本的觸摸板操作會有些不靈敏。

    這個時候,我們其實可以通過Shift+ctrl+方向鍵(上下鍵),快速選擇段落。



    5.智能調整格式

    當你以為寫完文檔就是解放了,其實后面等著你的還有文檔格式的優化調整。

    首行縮進2字符、刪除空行、刪除首行空格……

    是不是想想就頭大了?這里傳授大家一個辦法,可以「一鍵」(劃重點)優化文檔排版。



    「使用技巧」

    在菜單欄中依次點擊「開始」-「文字工具」,選擇「智能格式整理」,接下來就是見證奇跡的時刻。

    注:「智能格式整理」會對全文進行“刪除段首空格、刪除空段、段落首行縮進2字符”等優化。

    6.一鍵水印

    無論企業還是員工個人,對外分享文檔時都需要注意版權保護。通常來說,最有效的辦法就是給文檔打「水印」。

    億方云企業網盤:開啟文件夾水印預覽


    打水印后的文件夾

    「使用技巧」

    1. 找到文件夾右側的「更多」,點擊「安全設置」

    2. 點擊「開啟水印預覽」,開啟后該文件夾下的文件在預覽時就會顯示水印。

    7.電子簽名

    假如某個文件需要領導簽名確認,但領導因為出差短期內無法馬上回公司。這個時候可以使用特殊且安全的方法。

    億方云在線編輯支持 的「Word 簽名」可實現為電子文檔進行簽名。



    「使用技巧」

    在菜單欄中依次點擊「插入」-「簽名」,在出現的彈窗中長按鼠標簽名即可。

    如果你擔心電子簽名的法律效力,其實我國《電子簽名法》于 2005 年已開始生效實施。

    在某些指定行業中,經安全認證后,可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。

    以上就是關于高效處理文檔的干貨分享。

    所以說,不要小看每“一秒鐘”,時間不長但也能完成很多事情。#高效#


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