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  • 3年股價翻10倍,珀萊雅如何通過億方云進行文件管理和協同辦公?




    珀萊雅是中國領先的化妝品品牌,起步于日化渠道,以多品類、多渠道的運營機制,進一步進軍商超、電商等渠道,已形成覆蓋全國、立體的營銷服務網絡。珀萊雅品牌正向著日臻完備與國際化發展,致力于深海核心護膚科技研究與女性平等發展的公益行動。2017年11月15日,珀萊雅登陸上海證券交易所。

    企業高速發展

    高效辦公日益重要


    自成立以來,珀萊雅憑借鮮明的品牌形象、精準的市場定位、以及創新的營銷策略,保持了穩定、快速的增長趨勢,成為國內最具發展前景的化妝品品牌之一。

    隨著企業規模的擴大及國際化業務的發展,珀萊雅對于企業內部的文件管理、團隊溝通、協作效率也提出了更高的要求。

    接觸億方云之前,珀萊雅內部也曾嘗試使用其他存儲工具,但都存在一些問題:大多數文件分散在員工個人電腦中,無法統一管理;企業內部之間、內部與外部之間缺乏一個高效的文件管理平臺;企業重要文件的訪問和分享缺乏安全管控等等。

    在各方面評估過后,珀萊雅團隊決定引入億方云,共同打造“珀萊雅文檔云”,助力企業文件統一管理,幫助團隊成員高效辦公。

    提升員工個人辦公效率


    釋放本地空間

    員工個人電腦存儲空間是有限的,但部門及項目文件卻會隨時間不斷增加。過多的企業資料儲存在員工個人工作電腦中,容易拖慢電腦運行速度,影響工作效率。

    另外,一旦員工電腦發生故障或丟失,企業重要數據將面臨丟失或泄露的風險。而對于存儲在共享盤中的文件,如果文件被誤刪或服務器故障,同樣也會造成重要文件丟失。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    億方云為珀萊雅團隊提供了超大容量存儲空間,實現團隊本地電腦空間的釋放。同時增加了文件誤刪恢復機制,進一步提高文件的安全性。

    操作tips:

    ① 部門成員可在部門公共文件夾或個人文件下建立相關文件的存放目錄;

    ② 通過拖拽文件夾/文件或者同步功能,將個人電腦中的部門及項目文件存放在指定目錄下;

    ③ 對于已成功上傳且確定完結的文件,可在本地電腦將其刪除,釋放電腦磁盤空間。

    快速定位文件

    通過“珀萊雅文檔云”,珀萊雅團隊不僅可以釋放本地電腦磁盤,還可以提高文件搜索效率。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    團隊成員可以先通過全文搜索和組合搜索快速定位文件,然后針對文件類型、文件更新時間、內容、標題、標簽等功能進行二次定位,快速找到想要的文件。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    如果文件夾目錄繁多,層級深無法快速定位想要操作的文件或者文件夾。那么還可以通過「收藏」和「標簽」功能快速定位文件或文件夾。

    隨時隨地在線辦公



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    除了部門文件外,珀萊雅團隊成員還可以將常用文件同步備份到云端,這樣即便在外出差,無需電腦,通過手機APP就能隨時對文件進行調用和分享。

    企業知識沉淀與共享


    文件精細化管理

    “珀萊雅文檔云”讓珀萊雅團隊內部的文件管理更加精細化,人員權限更加清晰。

    例如市場部的重要文件只有管理員有操作權限,普通員工只能預覽,無法下載和編輯;財務部的重要數據可以設置為僅部分成員可見,其他人不可見。



    億方云多級權限設置

    操作Tips:

    ① 對于公共文件,可邀請部門所有成員參與協作共享,并設定相應的權限;

    ② 對于涉密重要文件,可以進一步精細化權限。例如:財務重要數據只對負責人員開放等。

    資料快速共享

    當珀萊雅團隊需要跟外部公司協作時,通常會先在“珀萊雅文檔云”上建立內外部協作文件夾,并邀請外部公司進行相關協作,最后通過“珀萊雅文檔云”將資料共享給總部和其他地區的同事。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    相比傳統基于微信、QQ等平臺的文件流傳,億方云讓文件流程更加清晰,避免文件反復傳輸,極大提高了協作效率。

    操作Tips(以同設計公司協作為例):

    ① 建立外部協作文件夾,邀請外部設計公司加入協作并上傳文件:基于在線預覽功能查看設計圖,并通過評論進行溝通討論;

    ② 設計公司可直接在線對需修改的文件進行編輯,原先文件將以歷史版本的形式存在,方便對比和回溯;

    ③ 對于已定稿的廣告設計文件,營銷部可一鍵分享給印刷公司、線上媒體等渠道,提高工作效率;

    ④ 最后可建立內部協作文件夾,邀請集團或區域各營銷部成員參與協作,共享推廣資料。

    內部高效協作,文件安全分發


    部門高效協作

    在珀萊雅,很多項目的追蹤和管理都是通過“珀萊雅文檔云”實現的,有效解決了跨部門間的溝通效率難題。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    以《經營測算表》數據填寫為例。

    經濟技術指標由設計、營銷提供;一二級節點計劃時間由運營提供;總貨值及回款計劃由營銷提供;投資及支付計劃由成本提供;融資計劃、盈利預測表、現金流表由財務提供,各個部門數據匯總到一個表格進行測算呈現。

    過去這樣一個橫跨多個部門,需要數十位成員參與的項目,現在通過“珀萊雅文檔云”只需要2步就能完成~

    操作Tips:

    ① 發起部門通過“珀萊雅文檔云”將文件共享給各個部門人員,邀請協同編輯表格(表格支持多人同時在線編輯);

    ② 各個部門完成自己負責的表格之后可以@相關同事和領導查閱;領導可通過評論方式對文件提出相關意見。

    注:每一個人編輯后都會自動生成歷史版本,方便隨時追溯和還原。

    周報收集

    除了文件共享,“珀萊雅文檔云”還是一個自動收集周、月報的「神器」。傳統人力收集周報數據的方式不但繁瑣而且低效,而“珀萊雅文檔云”只需4步就能自動收集各部門周報。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    操作Tips:

    ① 首先創建一個周報文件夾(按日期創建),點擊右鍵發起收集功能,并設置有效時間和文件說明,選擇需要提交文件的同事進行通知;

    ② 提交者可在消息中心收到收集信息,并在截止時間前上傳相關文件;

    ③ 發起者可通過小應用查看每個收集任務的進程,及時溝通提醒;

    ④ 上傳的文件會自動存儲匯總至發起的文件夾中。之后發起人就能清晰地對比每周的歷史數據。

    會議紀要分發

    作為一家大型化妝品企業,珀萊雅各職能部門及項目組需要定期匯總重要會議的紀要。以往各部門都是通過郵件方式整理下發,導致往期的會議紀要查找困難,同時相關重要文件還容易被惡意下載泄漏。



    (功能示意圖,非珀萊雅實際場景)

    針對重要文件分發問題,各個部門&項目組可以在“珀萊雅文檔云”上建立會議紀要歸檔文件夾,同時設置精細化權限管理,如整理人員可編輯,其他人員僅預覽等。

    操作Tips:

    ① 在部門文件夾內創建會議紀要、規則制度等文件夾,設置相應的人員權限(整理人員為“編輯者”,部門成員為“預覽者”);

    ② 會議紀要、制度及紅頭文件的下發可通過“珀萊雅文檔云”@方式通知到相關人員;

    ③ 重要文件夾開啟“禁止分享”和“水印預覽”功能,防止重要文件泄露。

    現在,珀萊雅內部已有多個部門深度使用億方云,每天有上千人通過億方云展開高效、穩定、安全的協同辦公。今后,億方云也將持續為企業高效運轉、文件安全管理提供強有力的支持。


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